Dosyayı inceleme ve suret alma hakkı
Hasta, sağlık durumuyla ilgili dosya ve kayıtlarını doğrudan veya vekili ya da kanuni temsilcisi aracılığıyla inceleyebilir ve bunların bir suretini alabilir. Hasta Hakları Yönetmeliği m. 16 uyarınca:
Hasta, sağlık durumu ile ilgili bilgiler bulunan dosyayı ve kayıtları, doğrudan veya vekili veya kanuni temsilcisi vasıtası ile inceleyebilir ve bir suretini alabilir. Bu kayıtlar, sadece hastanın tedavisi ile doğrudan ilgili olanlar tarafından görülebilir.
Eksik veya hatalı kayıtların düzeltilmesi
Kayıtlarda eksik, belirsiz veya hatalı tıbbi ya da şahsi bilgiler bulunuyorsa bunların tamamlanması, açıklanması ve düzeltilmesi de istenebilir. Hasta Hakları Yönetmeliği m. 17, hastaya bu kapsamda sağlık raporlarına itiraz etme ve yeni rapor düzenlenmesini isteme imkanı da tanır.
Başvuru mercii ve yöntemleri
Başvuru, sağlık kuruluşunun hasta hakları veya arşiv birimine ya da kuruluşun veri sorumlusuna yapılmalıdır. Sağlık kayıtları kişisel veri ve sağlık verisi içerdiğinden, hasta KVKK m. 11 kapsamında kendisiyle ilgili veriler hakkında bilgi isteme ve kayıtların düzeltilmesini talep etme hakkına sahiptir. Başvuru yazılı olarak, KEP, güvenli elektronik imza, mobil imza, kuruluş sisteminde kayıtlı elektronik posta adresi veya başvuruya özgü elektronik uygulama üzerinden yapılabilir. Bu yöntemler Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ m. 5 kapsamında düzenlenmiştir.
Başvuru bilgileri, cevap süresi ve ücret
Başvuruda ad ve soyad, kimlik bilgileri, tebligata esas adres, varsa elektronik posta ve telefon bilgileri ile talep konusu bulunmalıdır. Hangi tarihler arasındaki kayıtların istendiği, talep edilen belgelerin türü ve teslim şekli açıkça belirtilmelidir. KVKK m. 13 uyarınca başvuru, en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılmalıdır. Yazılı cevaplarda Tebliğ m. 7 uyarınca 10 sayfaya kadar ücret alınmaz; daha fazla sayfa veya CD ve flash bellek gibi kayıt ortamları için yalnızca mevzuatta öngörülen maliyet sınırları uygulanabilir.
Temsil yetkisi ve gizlilik
Başkasına ait hasta dosyası, kişinin yetkisi veya kanuni temsil ilişkisi kanıtlanmadan verilemez. Hasta Hakları Yönetmeliği m. 23 gereğince sağlık hizmeti nedeniyle edinilen bilgiler gizli tutulmalıdır. Bu nedenle vekil aracılığıyla yapılan başvuruda vekaletname, kanuni temsil halinde ise temsil yetkisini gösteren belge sunulmalıdır.
Uygulamada dikkat edilmesi gerekenler
Uygulamada başvuruya kimlik doğrulamasını sağlayan belgeler eklenmeli; istenen kayıtların tarih aralığı ve kapsamı açıkça yazılmalı; başvuru teslimini veya kuruluşa ulaştığını ispatlamaya elverişli KEP, güvenli elektronik imza, iadeli taahhütlü posta veya kurumun kayıtlı başvuru sistemi kullanılmalıdır. Böylece hem kayıtların eksiksiz talep edilmesi hem de cevap süresinin başlangıcının belirlenmesi kolaylaşır.