Denetim görevlileriyle iş birliği yapın
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu m. 59 uyarınca işveren; çağrıldığında denetim görevlisinin yanına gitmek, gerekli bilgi ve belgeleri sunmak ve denetimin yürütülmesi için kolaylık sağlamakla yükümlüdür. Kanun hükmü şöyledir:
Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarının görevleri sırasında tespit ettikleri Kurum alacağını doğuran olay ve bu olaya ilişkin işlemler, yemin hariç her türlü delile dayandırılabilir. Bunlar tarafından düzenlenen tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir. İşverenler ve sigortalılar ile işyeri sahipleri, tasfiye ve iflas idaresinin memurları, işle ilgili gerçek ve tüzel kişiler, Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarına bilgi verilmek üzere çağrıldıkları zaman gelmek, gerekli olan defter, belge ve delilleri getirip göstermek ve vermek, görevlerini yapmak için her türlü kolaylığı sağlamak ve bu yoldaki isteklerini geciktirmeksizin yerine getirmekle yükümlüdürler.
Kayıtları düzenli ve erişilebilir tutun
5510 sayılı Kanun m. 86 gereğince işyeri defter, kayıt ve belgeleri, ilgili yılı takip eden yılın başından itibaren 10 yıl süreyle saklanmalı ve denetim görevlilerince istendiğinde 15 gün içinde ibraz edilmelidir. Bordrolar, işe giriş ve işten ayrılış bildirgeleri, puantaj kayıtları, ücret ödeme belgeleri, izin kayıtları, eksik gün belgeleri ve alt işveren kayıtları bu kapsamda düzenli biçimde muhafaza edilmelidir.
İbraz yerini ve teknik hazırlığı kontrol edin
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği m. 107 uyarınca belgeler, tebligatta belirtilen adrese sunulur. Hükme göre:
Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgeler, incelemeyi yapacak denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurun tebligatta belirttiği adrese getirilir. Ancak, işverenler, işyeri sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi halinde, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurca da teftişe elverişli bulunursa inceleme bu yerlerde de yapılabilir.
Elektronik kayıtlar bakımından gerekli donanım, yazılım, erişim imkanı ve uzman personel hazır bulundurulmalıdır. Haklı bir neden varsa ek süre talebi yazılı olarak ve gecikmeden yapılmalıdır.
Tutanakları imzalamadan önce okuyun
Denetim sırasında düzenlenen tutanağın tüm sayfaları dikkatle incelenmeli, eksik veya gerçeğe aykırı olduğunu düşündüğünüz hususlar imza öncesinde tutanağa açıkça yazdırılmalıdır. Denetim yazışmaları süresinde cevaplanmalı; kayıtların ibraz edilmemesi veya eksik sunulması halinde idari para cezası ve eksik bildirilen primlerin tahakkuku riski bulunduğu dikkate alınmalıdır. Somut yaptırım, olayın niteliğine ve yürürlükteki mevzuata göre değişir.
Uzman desteği ve somut dosyanın incelenmesi
Denetim sürecinin kapsamı genişse sosyal güvenlik uzmanından veya avukattan destek alınması, kayıtların doğru sunulması ve açıklamaların tutanağa uygun biçimde geçirilmesi bakımından yararlı olabilir. Bu makale genel bilgilendirme amacı taşır; her denetim dosyası kendi belgeleri ve koşulları içinde ayrıca incelenmelidir.